{"id":925,"date":"2023-01-17T13:58:37","date_gmt":"2023-01-17T13:58:37","guid":{"rendered":"https:\/\/kwp.radom.pl\/?p=925"},"modified":"2023-01-17T13:58:37","modified_gmt":"2023-01-17T13:58:37","slug":"archiwizowanie-dokumentow-przepisy-o-ktorych-warto-pamietac","status":"publish","type":"post","link":"https:\/\/kwp.radom.pl\/archiwizowanie-dokumentow-przepisy-o-ktorych-warto-pamietac\/","title":{"rendered":"Archiwizowanie dokument\u00f3w – przepisy o kt\u00f3rych warto pami\u0119ta\u0107"},"content":{"rendered":"

Do porz\u0105dku w firmie mo\u017cna podej\u015b\u0107 w r\u00f3\u017cny spos\u00f3b. O niekt\u00f3rych kwestiach mo\u017cemy samodzielnie decydowa\u0107. Nie brakuje jednak czynno\u015bci, kt\u00f3re powinni\u015bmy wykonywa\u0107 w okre\u015blony spos\u00f3b, bo tylko wtedy wywi\u0105\u017cemy si\u0119 z naszych obowi\u0105zk\u00f3w. W\u0142a\u015bnie w ten spos\u00f3b nale\u017cy podej\u015b\u0107 do tak wa\u017cnego przedsi\u0119wzi\u0119cia, jak archiwizacja dokument\u00f3w.<\/strong><\/p>\n

Archiwizowanie dokument\u00f3w – dlaczego nale\u017cy przestrzega\u0107 okre\u015blonych zasad<\/h2>\n

Warto zdawa\u0107 sobie spraw\u0119, \u017ce takie porz\u0105dkowanie zbior\u00f3w zawsze musi przebiega\u0107 zgodnie z okre\u015blonym planem. Istotne jest tak\u017ce to, by kierowa\u0107 si\u0119 standardowymi zasadami. Dlaczego to takie wa\u017cne?<\/p>\n

Pierwszy pow\u00f3d jest do\u015b\u0107 prozaiczny. Je\u015bli archiwizacja dokumentacji zostanie przeprowadzona niedbale. W przysz\u0142o\u015bci czeka nas sporo problem\u00f3w. Nie b\u0119dziemy w stanie np. odnale\u017a\u0107 akt podczas realizowania codziennych obowi\u0105zk\u00f3w. Konieczno\u015b\u0107 dok\u0142adnego przeszukiwania zbior\u00f3w za ka\u017cdym razem, gdy b\u0119dziemy potrzebowali zajrze\u0107 do akt to niepotrzebna strata czasu i frustracja, kt\u00f3rej \u0142atwo jest unikn\u0105\u0107.<\/p>\n

Archiwizowanie dokument\u00f3w<\/a><\/u> ksi\u0119gowych oraz innych akt firmowych – przeprowadzone fachowo i profesjonalnie – pozwoli nam spa\u0107 spokojnie. Nie b\u0119dziemy musieli obawia\u0107 si\u0119 \u017cadnej kontroli, co prze\u0142o\u017cy si\u0119 na stuprocentowy komfort psychiczny.<\/p>\n

Jak powinna by\u0107 przeprowadzona archiwizacja dokumentacji, czyli kilka s\u0142\u00f3w o obowi\u0105zuj\u0105cych przepisach<\/h2>\n

Podmioty, kt\u00f3re podchodz\u0105 do tego zadania w pe\u0142ni profesjonalnie, dysponuj\u0105 przygotowaniem i wiedz\u0105, pozwalaj\u0105c\u0105 sprawnie zaj\u0105\u0107 si\u0119 ca\u0142ym przedsi\u0119wzi\u0119ciem. Grunt to okre\u015blony plan. Zgodnie z obowi\u0105zuj\u0105cymi przepisami archiwizowanie dokument\u00f3w powinno uwzgl\u0119dnia\u0107 zakwalifikowanie akt do odpowiedniej kategorii. W dalszych etapach, np. w uporz\u0105dkowaniu zbior\u00f3w chronologicznie i tematycznie, pomocne b\u0119d\u0105:<\/p>\n

    \n
  • segregatory;<\/li>\n
  • pud\u0142a;<\/li>\n
  • teczki<\/li>\n<\/ul>\n

    Archiwizowanie dokument\u00f3w nie ob\u0119dzie si\u0119 r\u00f3wnie\u017c bez prawid\u0142owego oznaczenia akt. To dzi\u0119ki takim informacjom jak nazwa instytucji, opatrzenie teczek w\u0142a\u015bciwymi znakami i tytu\u0142ami, mo\u017cna szybko odnale\u017a\u0107 interesuj\u0105c\u0105 nas dokumentacj\u0119. Najwa\u017cniejsze jest tu jednak nadanie terminu przechowywania zbiorom.<\/p>\n

    Co przepisy m\u00f3wi\u0105 o terminach przechowywania?<\/h2>\n

    Profesjonalna archiwizacja to nie tylko porz\u0105dek, u\u0142atwiaj\u0105cy codzienne funkcjonowanie firmy. To te\u017c dba\u0142o\u015b\u0107 o to, by w stu procentach przestrzegane by\u0142y obowi\u0105zki nak\u0142adane przez prawo. Mowa g\u0142\u00f3wnie o terminach przechowywania. Archiwizacja dokument\u00f3w ksi\u0119gowych, pracowniczych i innych zawsze oznacza nadanie terminu przechowywania dla dokument\u00f3w. Nieumiej\u0119tne zrealizowanie tego etapu mo\u017ce oznacza\u0107 nawet powa\u017cne k\u0142opoty z RODO. W ko\u0144cu bywa, \u017ce z\u0142y termin przechowywania powoduje nie wywi\u0105zanie si\u0119 z obowi\u0105zk\u00f3w administratora danych osobowych (np. zbyt d\u0142ugie przechowywanie informacji o pracownikach itp).<\/p>\n

    Prawid\u0142owo przeprowadzone archiwizowanie dokument\u00f3w wymaga wi\u0119c przestrzegania standardowych regu\u0142 archiwizacji, jak te\u017c i przepis\u00f3w zwi\u0105zanych z konkretnym typem dokumentacji. O wszystkie te sprawy zatroszczymy si\u0119, wybieraj\u0105c wsp\u00f3\u0142prac\u0119 z firm\u0105 Rhenus.<\/p>\n

     <\/p>\n","protected":false},"excerpt":{"rendered":"

    Do porz\u0105dku w firmie mo\u017cna podej\u015b\u0107 w r\u00f3\u017cny spos\u00f3b. O niekt\u00f3rych kwestiach mo\u017cemy samodzielnie decydowa\u0107. Nie brakuje jednak czynno\u015bci, kt\u00f3re powinni\u015bmy wykonywa\u0107 w okre\u015blony spos\u00f3b,…<\/p>\n","protected":false},"author":1,"featured_media":926,"comment_status":"open","ping_status":"open","sticky":false,"template":"","format":"standard","meta":{"footnotes":""},"categories":[23,27],"tags":[],"_links":{"self":[{"href":"https:\/\/kwp.radom.pl\/wp-json\/wp\/v2\/posts\/925"}],"collection":[{"href":"https:\/\/kwp.radom.pl\/wp-json\/wp\/v2\/posts"}],"about":[{"href":"https:\/\/kwp.radom.pl\/wp-json\/wp\/v2\/types\/post"}],"author":[{"embeddable":true,"href":"https:\/\/kwp.radom.pl\/wp-json\/wp\/v2\/users\/1"}],"replies":[{"embeddable":true,"href":"https:\/\/kwp.radom.pl\/wp-json\/wp\/v2\/comments?post=925"}],"version-history":[{"count":1,"href":"https:\/\/kwp.radom.pl\/wp-json\/wp\/v2\/posts\/925\/revisions"}],"predecessor-version":[{"id":927,"href":"https:\/\/kwp.radom.pl\/wp-json\/wp\/v2\/posts\/925\/revisions\/927"}],"wp:featuredmedia":[{"embeddable":true,"href":"https:\/\/kwp.radom.pl\/wp-json\/wp\/v2\/media\/926"}],"wp:attachment":[{"href":"https:\/\/kwp.radom.pl\/wp-json\/wp\/v2\/media?parent=925"}],"wp:term":[{"taxonomy":"category","embeddable":true,"href":"https:\/\/kwp.radom.pl\/wp-json\/wp\/v2\/categories?post=925"},{"taxonomy":"post_tag","embeddable":true,"href":"https:\/\/kwp.radom.pl\/wp-json\/wp\/v2\/tags?post=925"}],"curies":[{"name":"wp","href":"https:\/\/api.w.org\/{rel}","templated":true}]}}