Do porządku w firmie można podejść w różny sposób. O niektórych kwestiach możemy samodzielnie decydować. Nie brakuje jednak czynności, które powinniśmy wykonywać w określony sposób, bo tylko wtedy wywiążemy się z naszych obowiązków. Właśnie w ten sposób należy podejść do tak ważnego przedsięwzięcia, jak archiwizacja dokumentów.
Archiwizowanie dokumentów – dlaczego należy przestrzegać określonych zasad
Warto zdawać sobie sprawę, że takie porządkowanie zbiorów zawsze musi przebiegać zgodnie z określonym planem. Istotne jest także to, by kierować się standardowymi zasadami. Dlaczego to takie ważne?
Pierwszy powód jest dość prozaiczny. Jeśli archiwizacja dokumentacji zostanie przeprowadzona niedbale. W przyszłości czeka nas sporo problemów. Nie będziemy w stanie np. odnaleźć akt podczas realizowania codziennych obowiązków. Konieczność dokładnego przeszukiwania zbiorów za każdym razem, gdy będziemy potrzebowali zajrzeć do akt to niepotrzebna strata czasu i frustracja, której łatwo jest uniknąć.
Archiwizowanie dokumentów księgowych oraz innych akt firmowych – przeprowadzone fachowo i profesjonalnie – pozwoli nam spać spokojnie. Nie będziemy musieli obawiać się żadnej kontroli, co przełoży się na stuprocentowy komfort psychiczny.
Jak powinna być przeprowadzona archiwizacja dokumentacji, czyli kilka słów o obowiązujących przepisach
Podmioty, które podchodzą do tego zadania w pełni profesjonalnie, dysponują przygotowaniem i wiedzą, pozwalającą sprawnie zająć się całym przedsięwzięciem. Grunt to określony plan. Zgodnie z obowiązującymi przepisami archiwizowanie dokumentów powinno uwzględniać zakwalifikowanie akt do odpowiedniej kategorii. W dalszych etapach, np. w uporządkowaniu zbiorów chronologicznie i tematycznie, pomocne będą:
- segregatory;
- pudła;
- teczki
Archiwizowanie dokumentów nie obędzie się również bez prawidłowego oznaczenia akt. To dzięki takim informacjom jak nazwa instytucji, opatrzenie teczek właściwymi znakami i tytułami, można szybko odnaleźć interesującą nas dokumentację. Najważniejsze jest tu jednak nadanie terminu przechowywania zbiorom.
Co przepisy mówią o terminach przechowywania?
Profesjonalna archiwizacja to nie tylko porządek, ułatwiający codzienne funkcjonowanie firmy. To też dbałość o to, by w stu procentach przestrzegane były obowiązki nakładane przez prawo. Mowa głównie o terminach przechowywania. Archiwizacja dokumentów księgowych, pracowniczych i innych zawsze oznacza nadanie terminu przechowywania dla dokumentów. Nieumiejętne zrealizowanie tego etapu może oznaczać nawet poważne kłopoty z RODO. W końcu bywa, że zły termin przechowywania powoduje nie wywiązanie się z obowiązków administratora danych osobowych (np. zbyt długie przechowywanie informacji o pracownikach itp).
Prawidłowo przeprowadzone archiwizowanie dokumentów wymaga więc przestrzegania standardowych reguł archiwizacji, jak też i przepisów związanych z konkretnym typem dokumentacji. O wszystkie te sprawy zatroszczymy się, wybierając współpracę z firmą Rhenus.